Sharepoint: Microsoft Office Sharepoint Designer 2007
Microsoft Office Sharepoint Designer 2007 is een hulpmiddel voor het maken en aanpassen van functionele websites binnen het Sharepoint platform. Sharepoint Designer volgt daarmee Frontpage op en beschikt over een groot aantal nieuwe mogelijkheden. Zo kunnen met Sharepoint Designer applicaties voor een Sharepoint omgeving gemaakt worden met workflow ondersteuning.
Door middel van de in Sharepoint Designer aanwezige menu's, taakvensters en sjablonen kunt u snel en eenvoudig geavanceerde oplossingen bouwen zonder een programmeur nodig te hebben. Het combineren van gegevens uit een groot aantal verschillende databases, het maken van zeer krachtige rapportages, het bouwen van een maatwerk workflow, het toepassen van een Sharepoint toepassingssjabloon en het bouwen van interactieve ASP.NET-pagina's, behoren allemaal tot de mogelijkheden van Sharepoint Designer.
Een van de krachtigste nieuwe mogelijkheden van Microsoft Office Sharepoint Server 2007 is de ingebouwde workflow motor. Hiermee kunt u uw bedrijfsprocessen op een eenvoudige wijze automatiseren. Standaard worden er een aantal workflow sjablonen meegeleverd maar deze voldoen niet altijd aan uw eisen. In onderstaande handleiding laten we zien hoe met Sharepoint Designer snel een eenvoudige maatwerk workflow te bouwen valt.
Een maatwerk workflow bouwen met Microsoft Office SharePoint Designer 2007
In deze handleiding maken we een workflow in Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Deze workflow is ter illustratie en geeft een goede indruk hoe eenvoudig een workflow binnen SharePoint Designer gemaakt kan worden. We maken binnen dit voorbeeld gebruik van onze Microsoft Office SharePoint Server 2007 testomgeving. Hoe je deze installeert staat beschreven in onze installatie handleiding voor een Microsoft Office Sharepoint Server testomgeving. Na deze handleiding gevolgd te hebben, hoeft alleen nog maar Microsoft Office SharePoint Designer 2007 geïnstalleerd te worden.
Workflow scenario
Een groot deel van de documenten die we dagelijks produceren, delen we vroeg of laat met onze collega's. Een van deze documentsoorten is een order waarin vastgelegd is welke goederen een klant besteld heeft. De order moet vaak doorgestuurd worden naar een logistieke afdeling die verantwoordelijk is voor het uitleveren van de goederen. Om deze documenten te bewaren, maken we gebruik van een speciaal hiervoor ingerichte documentenbibliotheek binnen Sharepoint genaamd "Orders". Iedere keer als we een order document toevoegen aan deze documentenbibliotheek, moet er automatisch een taak aangemaakt worden voor de logistieke afdeling om de goederen in de order te versturen. Als de logistieke afdeling de goederen uit de order aan de klant verstuurd heeft, kan de taak afgerond worden, hetgeen inhoud dat onze workflow voltooid is.
Documentenbibliotheek voor de orders aanmaken
Als eerste moeten we een documentenbibliotheek maken waar we onze orders in op kunnen slaan. We starten Internet Explorer en typen http://moss2007 in de adresbalk in om onze Sharepoint portal website op te vragen. We zien dat er al een standaard Document Center site is, waar we al onze documenten op kunnen slaan. Klik op Document Center om naar de Document Center site te gaan.
We krijgen het standaard Document Center te zien en klikken hier links op View All Site Content.
De "All Site Content" pagina verschijnt met de mogelijkheid om nieuwe content aan te maken. We klikken hier op Create om nieuwe content aan te maken.
Klik Document Library aan onder "Libraries" om een nieuwe documentenbibliotheek te maken.
Achter "Name:" vullen we Orders in en onder "Description:" Documentenbibliotheek voor alle order documenten. We accepteren verder alle standaard instellingen en klikken op Create.
Na enkele seconden heeft Sharepoint de documentenbibliotheek aangemaakt en wordt deze automatisch geopend in Internet Explorer.
De Order afhandelen workflow aanmaken
Nu we beschikken over onze Orders documentenbibliotheek, kunnen we voor deze documentenbibliotheek een workflow maken. Omdat we geen gebruik willen maken van een van de standaard workflows, maken we onze workflow binnen Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Start Microsoft Office SharePoint Designer 2007 en klik vervolgens op File > Open Site.
Type achter "Site name:" http://moss2007/Docs in en klik op Open.
Na enkele seconden is de Sharepoint Document Center site geopend. Klik op File > New > Workflow om een nieuwe workflow aan te maken.
Op het "Define your new workflow" scherm vullen we onder "Give a name to this workflow:" Order afhandelen in. Bij "What SharePoint list should this workflow be attached to?" selecteren we onze documentenbibliotheek Orders. Onder "Select workflow start options for items in Orders:" selecteren we "Allow this workflow to manually started from an item" en "Automatically start this workflow when a new item is created". Met de eerste optie kunnen we de workflow handmatig starten voor een document in onze documentenbibliotheek. De tweede optie zorgt ervoor dat de workflow automatisch start zodra er een nieuw document aan de documentenbibliotheek toegevoegd wordt. Hierna klikken we op Next om de afzonderlijke stappen van de workflow te definiëren.
We krijgen nu het scherm te zien waarin we de verschillende stappen van de workflow vast kunnen leggen. Onze workflow kent maar één stap, deze stap noemen we Taak aanmaken voor logistiek en vullen we in achter "Step Name:". Vervolgens klikken we op de Actions knop en selecteren de optie Assign a To-do item.
Naast "Actions" wordt nu de tekst "Assign a to-do item to these users" zichtbaar. We klikken op a to-do item om de taak voor onze logistieke afdeling te definiëren.
Het scherm van de "Custom Task Wizard" wordt nu zichtbaar. We klikken op Next om de taak verder te definiëren.
We krijgen nu een leeg "Custom Task Wizard" scherm te zien. Onder "Name:" vullen we Versturen order in en onder "Description:" vullen we Goederen versturen voor de nieuwe order in. Vervolgens klikken we op Finish om de "Custom Task Wizard" af te sluiten.
We komen terug in het "Workflow designer" scherm en klikken nu op these users om te definiëren aan welke gebruiker de taak toegewezen wordt.
Voor de eenvoud van deze handleiding hebben we op voorhand een gebruiker "logistiek" aangemaakt in Windows en deze toegevoegd aan de Home Members groep binnen de standaard Sharepoint site. In het "Select Users" scherm selecteren we de gebruiker MOSS2007\logistiek links in het scherm en klikken op Add >>. De gebruiker wordt nu toegevoegd aan de "Selected Users" lijst rechts in het scherm. In principe kan voor demonstratie doeleinden elke gebruiker in de lijst geselecteerd worden in plaats van de MOSS2007\logistiek gebruiker. We klikken op OK om het "Select Users" scherm af te sluiten.
Het "Workflow Designer" scherm verschijnt terug en we zien, dat de gebruiker "MOSS2007\logistiek" ingevuld staat. We zijn nu klaar met onze workflow definitie en klikken op Finish.
Microsoft Office Sharepoint Designer 2007 maakt onze workflow nu aan op de "Orders" documentenbibliotheek en activeert deze gelijk. Onze workflow kan direct gebruikt worden door het toevoegen van een document aan de "Orders" documentenbibliotheek.
De Order afhandelen workflow gebruiken
We hebben om de "Order afhandelen" workflow te kunnen gebruiken een Word document aangemaakt genaamd order1.docx. We gaan dit document nu toevoegen aan onze Orders documentenbibliotheek om te zien wat onze zelfgemaakte workflow doet. We gaan terug naar onze Orders documentenbibliotheek en klikken daar op Upload.
We klikken op de browse knop en navigeren naar de locatie waar we het order1.docx bestand opgeslagen hebben. We selecteren het order1.docx bestand en klikken op Open. Vervolgens klikken we op OK om het order1.docx bestand aan onze Orders documentenbibliotheek toe te voegen.
Ons order1.docx bestand is nu toegevoegd aan de Orders documentenbibliotheek en onze "Order afhandelen" workflow wordt automatisch gestart. We klikken op Tasks om naar het takenoverzicht te gaan. In de taken lijst zien we dat er een nieuwe "Versturen order" taak is aangemaakt met een link naar ons order1.docx bestand. We gaan nu boven de nieuwe taak staan en klikken op Edit Item.
De "Versturen order" taak wordt nu geopend. Na het document gelezen en de orders verstuurd te hebben, klikken we op Complete Task om de taak af te ronden.
We zien dat de status van de "Versturen order" taak veranderd is in "Completed". We klikken nu op de Orders documentenbibliotheek om te zien wat de status is van onze "Order afhandelen" workflow.
We zien in de kolom "Order afhandelen" dat ook onze workflow succesvol afgerond is.
Nadelen Sharepoint Designer
Zoals we hierboven hebben gezien is het maken van een maatwerk workflow in Sharepoint Designer vrij eenvoudig. Een van de grote nadelen van het gebruikmaken van Sharepoint Designer is dat de workflow alleen op deze specifieke documentenbibliotheek gebruikt kan worden. Bij een volgende site, zal de workflow opnieuw gemaakt moeten worden. Hergebruik maken van workflows gemaakt in Sharepoint Designer is dus niet mogelijk. Als je een workflow meerdere keren wil gebruiken op verschillende lijsten of documentenbibliotheken, dan moet deze gebouwd worden in Microsoft Visual Studio. Als u meer wil weten over de mogelijkheden van Sharepoint Designer of workflow binnen uw organisatie, neem dan contact met ons op.
Heb je naar aanleiding van onze handleiding nog vragen, neem dan contact met ons op.