Sharepoint: Search
Het zoeken naar of beter gezegd het snel vinden van informatie wordt voor organisaties steeds belangrijker. Dit is een trend waar Microsoft met haar Sharepoint productlijn op inspeelt.
Het aantal databronnen dat binnen een bedrijf aanwezig is, groeit de laatste jaren aanzienlijk. Invoering van diverse ERP, SCM, en CRM systemen zorgen ervoor, dat de berg met gegevens sterk groeit. Uw medewerkers kunnen aanzienlijk efficiënter functioneren als u ze in staat stelt belangrijke informatie snel terug te kunnen vinden. Het Sharepoint platform van Microsoft biedt verschillende mogelijkheden om alle in uw bedrijf aanwezige digitale gegevens centraal doorzoekbaar te maken. Microsoft biedt hiervoor verschillende producten aan:
- Microsoft Windows Sharepoint Services 3.0
- Microsoft Office Sharepoint Server 2007
- Microsoft Office SharePoint Server 2007 for Search
Belangrijkste verschillen in zoekmogelijkheden
Het belangrijkste verschil tussen bovenstaande producten is dat met de gratis Microsoft Windows Sharepoint Services 3.0 versie alleen lokale inhoud doorzocht kan worden. Met Microsoft Office Sharepoint Server 2007 Enterprise editie zijn bijna alle denkbare gegevensbronnen te doorzoeken:
- Sharepoint sites
- Microsoft Exchange server
- Netwerkbestanden en -mappen
- Lotus Notes databases
- Backoffice applicaties
Zoekervaring op maat
Naast alle standaard mogelijkheden om de zoekfunctionaliteit binnen het Sharepoint platform te gebruiken, biedt Microsoft verschillende mogelijkheden om de zoekervaring van de gebruiker op maat te maken. Zo kunnen de zoek- en resultatenpagina's eenvoudig aangepast worden aan de eisen van uw organisatie. Tevens kunnen er search scopes gedefinieerd worden, waardoor uw medewerkers nog sneller een bepaald gebied binnen uw gegevens kunnen doorzoeken.
Standaard bestandsformaten
De search-omgeving van Sharepoint ondersteunt standaard een groot aantal bestandsformaten. De meest gebruikte Office bestandsformaten zijn standaard doorzoekbaar. Alleen Office Onenote vormt hierop een uitzondering. U kunt echter op de website van Microsoft lezen hoe u de iFilter voor Office Onenote bestanden kunt toevoegen aan de search functionaliteit van Sharepoint.
Adobe PDF iFilter installeren
Een ander veel gebruikt bestandsformaat dat niet standaard geïnstalleerd wordt, is Adobe PDF. Om de inhoud van Adobe PDF documenten te kunnen doorzoeken, dient u een iFilter van Adobe te installeren. Hieronder wordt beschreven hoe u ondersteuning voor PDF documenten toevoegt aan uw Sharepoint omgeving.
Om de PDF zoek functionaliteit toe te kunnen voegen aan een Sharepoint omgeving, hebben we twee bestanden nodig. U kunt deze twee bestanden hier downloaden:
Volg vervolgens alle onderstaande stappen om PDF ondersteuning toe te voegen aan Sharepoint search:
- Kopieer de Adobe PDF iFilter naar een directory op de Microsoft Office Sharepoint Server bijvoorbeeld "c:\download\adobe\".
- Stop de IIS Admin service. Klik op Start en vervolgens op Run. Type nu "services.msc" in en klik op OK. Klik met de rechtermuisknop op de IIS Admin service en selecteer Stop. Je krijgt vervolgens een melding dat de World Wide Web Publishing Service, Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) en HTTP SSL ook gestopt zullen worden. Klik op Yes. Sluit de Services Management Console nog niet af.
- Start de Adobe PDF iFilter 6.0 installatie door te dubbelklikken op "c:\download\adobe\ifilter60.exe". Klik vervolgens op Next, Accept, Next en tenslotte op OK om de installatie te voltooien.
- Vervolgens moet de PDF iFilter geregistreerd worden. Open een command prompt en ga naar de volgende directory: "C:\Program Files\Adobe\PDF IFilter 6.0". Type "regsvr32.exe pdffilt.dll" en druk op ENTER. Je krijgt nu een melding dat pdffilt.dll succesvol geregistreerd is. Klik op OK en sluit de command prompt af.
- Kopieer het GIF bestand in "c:\download\adobe\icpdf.gif" naar "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\12\Template\Images".
- Open het bestand "c:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web server extensions\12\Template\Xml\DOCICON.XML" in Notepad en voeg de volgende PDF extensie toe:
<Mapping Key="pdf" Value="icpdf.gif"/> - Ga terug naar de Services Management Console en start alle services, die je in stap 2 gestopt hebt. Sluit de Services Management Console nog niet af.
- Het PDF bestandstype moet nu nog toegevoegd worden aan de lijst van te indexeren bestandsformaten. Ga hiervoor naar de Central Administration site van je Sharepoint omgeving en vervolgens naar je Shared Services Administration site. Klik nu onder Search op Search settings en vervolgens op File types. Klik op New File Type, vul bij file name extension "pdf" in en klik op OK.
- Klik op Start en vervolgens op Run. Type nu "iisreset" in en klik op OK.
- Ga terug naar de Services Management Console en klik met de rechtermuisknop op "Office SharePoint Server Search" en selecteer Restart. Sluit vervolgens de Services Management Console af.
- Ga terug naar Search settings en klik op Content sources and crawl schedules. Ga boven de naam van je content source staan en selecteer vervolgens "Start Full Crawl". Herhaal deze stap zonodig voor alle content sources in de lijst.
Gefeliciteerd! Jouw Sharepoint omgeving kan nu ook PDF documenten inhoudelijk indexeren en doorzoeken. Hou er rekening mee dat bovenstaande stappen geschikt zijn voor de stand-alone testomgeving zoals in onze Sharepoint installatie handleiding beschreven staat. In een Sharepoint Farm installatie moet de Adobe PDF iFilter op elke Sharepoint Indexing Server geïnstalleerd worden en moeten stappen 5 en 6 herhaald worden voor elke Sharepoint Web Front End Server.