Sharepoint: Business Data Catalog (BDC)
Business Data Catalog is een krachtig nieuw onderdeel van Microsoft Office Sharepoint Server 2007 Enterprise Editie om gegevens uit andere applicaties te ontsluiten binnen de Sharepoint omgeving. Medewerkers die alleen maar gegevens opvragen uit andere applicaties hoeven dan niet meer te beschikken over een volledige licentie van deze applicatie. Afhankelijk van het scenario kan dit een grote kostenbesparing betekenen.
De Business Data Catalog in Sharepoint is een gedeelde dienst die informatie opslaat over gegevens in andere applicaties. Deze applicaties bestaan buiten de Sharepoint omgeving. De Business Data Catalog kan gebruikt worden om gegevens uit andere applicaties te vinden, te tonen en te analyseren binnen een Sharepoint website. Op deze manier kan Sharepoint ingezet worden om alle financieel, logistiek, klant- of leveranciersgerelateerde gegevens te verenigen met alle aanwezige documenten, zodat men een totaalbeeld van de organisatie krijgt. De Business Data Catalog doet dit door een metadata catalogus te definiëren waarin de externe gegevensbronnen beschreven worden. Deze metadata catalogus wordt binnen Business Data Catalog een applicatie definitie genoemd. Een applicatie definitie kan rechtstreeks verbinding maken met een database of een webservice. Standaard worden Microsoft SQL Server, Oracle, OLEDB en ODBC ondersteund als databases. De Business Data Catalog applicatie kan vervolgens eenvoudig gebruikt worden door middel van het inzetten van een aantal standaard meegeleverde webparts. Deze webparts stellen een Sharepoint gebruiker in staat om gegevens op te vragen en weer te geven binnen een Sharepoint website. In de onderstaande handleiding laten we zien hoe de vier standaard Business Data Catalog webparts ingezet kunnen worden. De vier standaard webparts zijn:
- Business Data Item Web Part, laat een enkel item zien, bijvoorbeeld de Reseller "Associated Bikes"
- Business Data Actions Web Part, laat een lijst met acties zien, die verbonden zijn met een entiteit, bijvoorbeeld de actie "Opzoeken in Google" bij de Reseller entiteit
- Business Data List Web Part, laat een lijst zien, bijvoorbeeld alle subcategorieën waar het woord "Bike" in voorkomt
- Business Data Related List Web Part, laat een lijst zien van gegevens, die gerelateerd zijn aan een item, bijvoorbeeld alle producten in de subcategorie "Cranksets"
Om onderstaande handleiding te kunnen gebruiken, dient u te beschikken over onze Sharepoint testomgeving. We laten in deze installatiehandleiding voor een Microsoft Office Sharepoint Server 2007 testomgeving stap voor stap zien hoe deze Sharepoint testomgeving ingericht moet worden.
Adventure Works DW database installeren
De voorbeeld database die we gebruiken in deze Business Data Catalog handleiding is de bekende Adventure Works DW database. De Adventure Works DW database valt te downloaden op Codeplex. Kies op de Codeplex pagina voor het bestand AdventureWorksBI.msi. Na dit bestand gedownload te hebben dubbelklikken we AdventureWorksBI.msi om de installatie van de database te starten.
Op de "Welcome to the InstallShield Wizard for AdventureWorksBI" pagina, klikken we op Next.
Vervolgens accepteren we de licentie overeenkomst op de "License Agreement" pagina door I accept the term in the license agreement te selecteren en op Next te klikken.
Op de "Destination Folder" pagina accepteren we de standaard instellingen en klikken we op Next.
Op de "Ready to Install the Program" pagina klikken we op Install om de installatie te beginnen.
Na enige tijd kunnen we op de "InstallShield Wizard Completed" pagina lezen dat onze installatie succesvol was en kunnen we op Finish klikken.
De installatie installeert de database bestanden in "C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\Data" maar activeert deze nog niet. Om de database te kunnen gebruiken moet deze nog geactiveerd worden in SQL Server 2005, dit proces wordt attachen genoemd. Klik op Start > Run, type command in en klik vervolgens op OK. In de Command Prompt typen we vervolgens osql -E -SMOSS2007\OFFICESERVERS in en drukken op enter. Vervolgens typen we de onderstaande commando's in (kopiëren en plakken mag natuurlijk ook):
USE [master]
GO
CREATE DATABASE [AdventureWorksDW] ON
( FILENAME = N'C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\Data\AdventureWorksDW_Data.mdf' ),
( FILENAME = N'C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\Data\AdventureWorksDW_Log.LDF' )
FOR ATTACH
GO
if not exists (select name from master.sys.databases sd where name = N'AdventureWorksDW' and SUSER_SNAME(sd.owner_sid) = SUSER_SNAME() ) EXEC [AdventureWorksDW].dbo.sp_changedbowner @loginame=N'MOSS2007\Administrator', @map=false
GO
Vervolgens typen we exit in en drukken op enter om osql terug af te sluiten. We typen nog een keer exit in en drukken weer op enter om de Command Prompt af te sluiten. De Adventure Works DW database is nu geïnstalleerd en bruikbaar om te ontsluiten met de Business Data Catalog mogelijkheden van Microsoft Office Sharepoint Server 2007.
Een BDC applicatie definitie importeren
Een BDC applicatie definitie is een XML bestand waarin onze gegevensbron en gegevens beschreven worden. We hebben dus een BDC applicatie definitie nodig, die de AdventureWorksDW database, tabellen en relaties beschrijft. Omdat we in deze handleiding willen demonstreren wat je met de Business Data Catalog kunt doen, werken met een voorbeeld BDC applicatie definitie. Klik hier om deze BDC applicatie definitie te downloaden. Sla deze BDC applicatie definitie bijvoorbeeld op onder "c:\BDCApplicaties\". Nu we beschikken over een BDC applicatie definitie, kunnen we deze importeren in de Shared Services Provider van Sharepoint.
Ga naar Start > All Programs > Microsoft Office Server > SharePoint 3.0 Central Administration. Vervolgens klikken we op de Central Administration site op SharedServices1 onder Shared Services Administration. Op de Shared Services Administration pagina, klikken we onder Business Data Catalog op Import application definition.
Klik op de Import Application Definition pagina op de browse knop en open het BDC applicatie definitie bestand genaamd "C:\BDCApplicaties\AdventureWorksDW.xml". Accepteer verder alle standaard instellingen en klik op Import.
Sharepoint valideert nu of de BDC applicatie definitie geldig is en maakt voor alle gevonden entiteiten een profiel pagina aan. Klik op OK op de "Application Definition Import Successful" pagina.
Op de "View Application: AdventureWorksDW" pagina zien we dat de BDC applicatie succesvol is aangemaakt en dat we kunnen beschikken over vier entiteiten. Tevens kan de Sharepoint beheerder hier onder "Manage Permissions" bepalen wie er toegang krijgen tot de AdventureWorksDW BDC applicatie. We zijn klaar met het importeren van de BDC applicatie definitie en kunnen de Shared Services Administration pagina afsluiten.
De Business Data Item webpart configureren
We openen Internet Explorer en gaan naar onze Sharepoint site op "http://moss2007". Vervolgens klikken we op Site Actions > Edit Page.
Klik vervolgens onder Top Zone op Add a Web Part.
Klik op de "Add Web Parts -- Webpage Dialog" pagina op het plusteken voor All Web Parts. Onder de categorie Business Data vinden we alle beschikbare Business Data Catalog webparts terug. Vink de Business Data Item webpart aan en klik op Add.
We klikken op Open the tool pane onder Business Data Item om onze Business Data Catalog webpart te configureren.
Onder Business Data Item klikken we achter Type op het boek icoon om de Business Data Type Picker pagina te openen.
Op de "Business Data Type Picker" pagina selecteren we Reseller en klikken op OK.
Onder Business Data Item klikken we achter Item op het boek icoon om de Choose Reseller pagina te openen.
Op de "Choose Reseller" pagina selecteren we naast Find het veld Name en vullen hierachter Bikes in. Hierna klikken we op het vergrootglas om Resellers te zoeken met het woord "Bikes" in hun naam. We selecteren Associated Bikes en klikken op OK.
We zijn nu klaar met de configuratie van onze Business Data Item en klikken op OK.
We kunnen de pagina nu publiceren door op Publish te klikken.
Alle beschikbare velden van "Associated Bikes" zijn nu zichtbaar binnen de Reseller Business Data Item webpart.
Tevens is er een maatwerk actie zichtbaar die "Opzoeken in Google" heet. Als we hierop klikken, wordt er een nieuw Internet Explorer scherm geopend met Google waarin al gezocht is op "Associated Bikes". Maatwerk acties kunnen op deze manier eenvoudig gebruikt worden om bijvoorbeeld te integreren met Microsoft CRM. Zo kan een maatwerk actie "Opzoeken in Microsoft CRM" toegevoegd worden, die de account webpagina van "Associated Bikes" opent in Microsoft CRM.
De Business Data List webpart configureren
We openen Internet Explorer en gaan naar onze Sharepoint site op "http://moss2007". Vervolgens klikken we op Site Actions > Edit Page. We hebben zelf de Reseller Business Data Item webpart verwijderd om wat extra ruimte te maken.
Klik vervolgens onder Top Zone op Add a Web Part.
Klik op de "Add Web Parts -- Webpage Dialog" pagina op het plusteken voor All Web Parts. Onder de categorie Business Data vinden we alle beschikbare Business Data Catalog webparts terug. We vinken de Business Data List en de Business Data Related List webparts aan en klikken op Add.
We klikken op Open the tool pane onder Business Data List om onze Business Data Catalog webpart te configureren.
Onder Business Data List klikken we achter Type op het boek icoon om de Business Data Type Picker pagina te openen.
Op de "Business Data Type Picker" pagina selecteren we Product Subcategory en klikken op OK.
We zijn nu klaar met de configuratie van onze Business Data List en klikken op OK.
De Business Data Related List webpart configureren
We klikken op Open the tool pane onder Business Data Related List om onze Business Data Catalog webpart te configureren.
Onder Business Data Related List klikken we achter Type op het boek icoon om de Business Data Type Picker pagina te openen.
Op de "Business Data Type Picker" pagina selecteren we Product en klikken op OK.
We zijn nu klaar met de configuratie van onze Business Data Related List en klikken op OK.
Nu beide webparts geconfigureerd zijn, moeten we de webparts nog onderling verbinden. We doen dit door in de Product Subcategory List webpart op edit > connections > Send Selected Item To > Product List te klikken. De Product Subcategory List webpart is nu verbonden met de Product List webpart en zal zodra er een subcategorie geselecteerd wordt in de Product Subcategory List deze subcategorie doorsturen naar de Product List als filter.
Om bovenstaande functionaliteit te kunnen testen, moeten we de pagina eerst publiceren door op Publish te klikken.
Bij de Product Subcategory List webpart vullen we achter Key is equal to 8 in en klikken op Retrieve Data. We zien dat de subcategorie Cranksets gevonden wordt en selecteren deze vervolgens. Het scherm ververst en we zien in de Product List alle producten, die in de subcategorie Cranksets vallen.
We hopen dat we met deze Business Data Catalog handleiding duidelijk hebben gemaakt, dat de Business Data Catalog functionaliteit een zeer krachtig onderdeel van Microsoft Office Sharepoint Server 2007 is. Mocht u meer weten willen weten over wat de Business Data Catalog functionaliteit kan betekenen voor uw bedrijf, neem dan gerust contact met ons op.